Mijn De Merwelanden

Klantreis VPT

 Volg hier de verschillende fases (die voor jouw functie van toepassing zijn) van onze klantreis VPT.  De rode tekst is interactief en verwijst je direct naar de juiste pagina of formulieren in Inception. De groen/blauwe tekst verwijst naar een formulier of handboek in ONS of FLOW.

Fase 0

Interesse en wachtlijst appartement

1. Ontvangt via de website van De Merwelanden een inschrijfformulier 

2. Zet kandidaat huurder op de wachtlijst 

3. Stuurt kandidaat huurder per email updates van beschikbaar gekomen woningen

Fase 1

Rondkleiding & screening

1. Plant bezichtiging met huurder 

2. Na 2 keer weigeren van woning komt huurder onderaan de wachtlijst 

3. Overhandigt de algemene informatiegids van De Merwelanden 

4. Screent de kandidaat op: Huurverleden / Financiën en Zorgbehoefte 

5. Bij aanwezigheid van zorgbehoefte wordt de wijkverpleegkundige ingeschakeld.

1. Bij zorgbehoefte beoordeelt zij of de zorgvraag passend is en geboden kan worden door Thuiszorg De Merwelanden

Fase 2

Voorbereiding verhuur appartement

1. Stuurt acceptatieformulier naar huurder en checkt op retour ontvangen

2. Stelt volgende documenten op:
– Huurovereenkomst
– ZAV
– Algemene bepalingen
– Incassomachtigingen

3. Stuurt aanvullende informatie en bevestiging van ingang huur op naar huurder

4. Bij verhuur aan de Haringvlietstraat 515 vragen aan Klantbemiddeling om een naamkaartje voordeur uit te printen

5. Bij verhuur aan andere adressen Technische dienst vragen een naambordje te bestellen 

6. Registreert de huurder in Bprocare en ONS

7. Bij verhuur Maerwehove meldt huurder aan bij HVC

8.  informeert wijkverpleegkundigen, projectleider Goed Leven, team warm welkom, coördinator thuisplusflat, technische dienst en klantbemiddeling. 

9. Schrijft huurder uit als woningzoekende

1. Incasseert huurtarieven en waarborg van huurder

1. Maakt en print naamkaartjes voordeur van huurders Haringvlietstraat 515

1. Bestelt op aanvraag van medewerker woningverhuur naambordjes voor de buitenlocaties

Fase 3

Ingang van huurtermijn / verhuizing

1. Verzorgt sleuteloverdracht en oplevering van het appartement

2. Overhandigt de huurder een welkomstpakket: algemene informatiegids, clublevenschema, keycoard van DML

3. Archiveert alle documentatie van vorige huurder

4. Upload alle documentatie van huidige huurder

5. Mailt proces-verbaal van Oplevering naar huurder

6. Bezoekt huurder na een maand om te zien of er aandachtspunten zijn

Fase 4

Eerste signalering zorgbehoefte

1. Ontvangt aanmelding van nieuwe cliënt door cliënt, familie, huisarts, ziekenhuis (wanneer een huurder hier al woonachtig is zonder zorgbehoefte) of via woningverhuur (bij nieuwe huurders)

2. Verzamelt medische voorgeschiedenis, huidige situatie en wensen voor de zorg 

3. Vraagt aan familie om goed leven kennismakingsbladen in te vullen
goed leven kennismakingsbladen

4. Overhandigt cliënt/familie de informatiegids Thuiszorg

5. Vraagt WLZ-indicatie aan

6. Stuurt een mail naar klantbemiddeling en cliëntadministratie met de volgende informatie:
– Start VPT of MPT
– Welke aanbieders zijn nog meer betrokken (begeleiding, casemanager, bijv. longverpleegkundige)
– Cliënt neemt wel of geen maaltijden af
– Cliënt laat was door De Merwelanden verzorgen: JA of NEE
– Cliënt maakt gebruik van dagbeleving: JA of NEE
– Cliënt krijgt huishoudelijke ondersteuning: JA of NEE

Binnen 5 dagen na ontvangen van indicatie: 

1. Na het ontvangen van de indicatie vermeldt hij/zij bij het Zorgkantoor alle informatie bekend rondom inzet zorg:
– Start VPT of MPT
– Welke aanbieders zijn nog meer betrokken (begeleiding, casemanager, bijv. longverpleegkundige)
– Cliënt neemt wel of geen maaltijden af
– Cliënt laat was door De Merwelanden verzorgen: JA of NEE
– Cliënt maakt gebruik van dagbeleving: JA of NEE
– Cliënt krijgt huishoudelijke ondersteuning: JA of NEE

Fase 5

Kennismaking & overdracht

1. Plant met cliënt en diens contactpersoon een kennismakingsgesprek, op basis van de 11 patronen van Gordon.
Intakeformulier op ONS

2. Regelt met apotheek dat de cliënt in Medimo wordt aangemaakt ·

3. Zorgt voor goede overdracht naar collega’s over nieuwe cliënt in zorg ·

4. Vult mutatie Start VPT in
mutatieformulier Start VPT

1. Lezen informatie over nieuwe cliënt in zorg

1. Ontvangen een zorgmutatie waarin vermeld staat of nieuwe cliënt was willen laten verzorgen door de linnenkamer

2. Nummeren wasgoed voor cliënt (cliënt/familie is verantwoordelijk voor het brengen van het ongenummerde wasgoed)

Fase 6

Eerste weken in zorg

Bij geen genezing mogelijk

1. Arts ziet dat genezing uitblijft en overlijden nabij is

2. Bespreekt dit met familie

3. Legt markering stervensfase vast in rapportage (= verwacht overlijden)

Na markering stervensfase

1. Checkt of de wensen rondom de laatste levensfase nog actueel zijn

2. Start Zorgpad Stervensfase

3. Overhandigd familie de brief met informatie rondom overlijden. (KB zorgt voor voorraad op afdeling, op tijd bestellen als er nog 3 liggen)

4. Geeft familie informatie over wat hen te wachten staat in de terminale fase

5. Bij waken door familie wordt de waakmand ingezet
Werkinstructie Waardig Sterven Waakmand

6. Ligt Klantbemiddeling en Cliëntadministratie in over markering stervensfase 

7. Stuurt via Ultimo een taak naar de TD om de douchekraan door te spoelen omdat de douchekraan nu niet meer gebruikt wordt.

8. Schakelt met de geestelijk verzorger als er behoefte is aan ziekenzalving (katholiek geloof) of een gesprek met de dominee van de Protestantse kerk.

1. Voert terminale zorg uit volgens het Goed Leven Plan, waarbij comfort centraal staat

2. Betrekt familie bij het uitvoeren van de zorg

3. Bij achteruitgang of twijfel neemt hij/zij contact op met de dagverantwoordelijke

Na markering stervensfase

1. Via Vecozo ZZP 10 aanmelden bij Zorgkantoor

1. TD laat de douchekraan doorlopen om legionella te voorkomen

1. Schakelt indien doorgegeven door de VIG of EVV met de pastoor voor het geven van de ziekenzalven bij Katholieke mensen

2. Hij kan ook schakelen met een dominee van de protestantse kerk als een bewoner hier behoefte aan heeft

Fase 7

Uitvoering & evaluatie van zorg

Verwacht overlijden

1. Belt Novicare voor melden overlijden (tussen 08:30 – 16:30 uur)

2. Belt Gericall voor melden overlijden (tussen 16:30 – 23:00 uur)

3. Bij overlijden tussen 23:00 uur en 08:00 uur -> belt rond 08:30 uur naar Novicare

4. Kan noodzakelijke zorg uitvoeren (ogen/mond sluiten, verwijderen van bloed/braaksel, inbrengen gebitsprothese, handen vouwen en apparatuur loskoppelen)

Onverwacht overlijden

5. Belt Novicare (tussen 08:30 – 16:30 uur)

6. Belt Gericall (tussen 16:30 – 08:30 uur)

7. Laat bewoner liggen zoals hij/zij is aangetroffen

8. Noodzakelijke zorg kan worden uitgevoerd na het schouwen van de arts

9. Overhandigd de brief na overlijden

Na overlijden

10. Condoleert familie met het overlijden

11. Legt overlijdenspapieren klaar voor arts Nieuwe bestellen bij KB (melden als er nog 3 liggen)
Formulier Verklaring overlijden en doodsoorzaakverklaring

12. Meldt overlijden dezelfde dag via mutatieformulier
Mutatieformulier (FLOW)

13. Organiseert i.a.m. familie een uitgeleide Licht Teammanagers, geestelijk verzorger en afdeling in

14. Haalt verbandmiddelen, hulpmiddelen en andere zorggerelateerde middelen uit het appartement (waar nodig schoonmaken) en ruimt dit op

15. Na overlijden appartement alleen indien noodzakelijk met 2 personen betreden

1. Schouwt de overledene en vult overlijdenspapieren in
Formulier Verklaring van overlijden en doodsoorzaakverklaring

1. Schakelt begrafenisondernemer in en regelt uitvaart

2. Opbaring mag plaatsvinden op appartement

3. Familie haalt binnen 7 dagen na overlijden appartement leeg

4. Familie levert sleutels in bij klantbemiddeling

5. Familie kan voor de uitvaart gebruik maken van faciliteiten van De Merwelanden, zie ook de brief voor overlijden

1. Als je vermoedt dat de bewoner overleden is, neem je contact op met de dagverantwoordelijke VIG voor verdere actie

2. Als familie daarbij aanwezig is, kun je aangeven dat je het vermoeden hebt dat de bewoner overleden is

3. Je kunt familie condoleren nadat de arts de officiële dood heeft vastgesteld

4. 2 teamleden kunnen, als de 1ste cp hier prijs op stelt, de uitvaart namens de organisatie bijwonen.

1. Voert regie op afronden zorg

2. Stuurt Oprechte deelname kaart naar 1ste cp ( nieuwe bestellen via klantbemiddeling)

3. Sluit WZD maatregel af en archiveert deze in ONS

4. Condoleert familie en licht ze in dat hij/zij na ongeveer 2 weken contact opneemt voor een nazorggesprek
Formulier Nazorggesprek

5. Nodigt familie uit voor een nazorggesprek

6. Koppelt de uitkomst van dit gesprek terug in het teamoverleg

7. Vraagt aan Klantbemiddeling om het gespreksformulier aan te hangen onder documenten

1. Licht MT in over uitgeleide

1. Belt 3 of 4 dagen na overlijden familie op wanneer zij appartement komen leeghalen

2. Stuurt condoleancebrief naar familie (vanuit bestuur)
Condoleancebrief

3. Sluit dossier door einddatum in het dossier toe te voegen
Zorgstatus (ONS administratie)

4. Zet via Zorgdomein een bed open (Verwijspunt 078) ontvangt dit ook.

5. Controleert of appartement correct is opgeleverd

6. Communiceert met TD wat er moet gebeuren voor een nieuwe inhuizing

7. Hangt gespreksformulier Nazorggesprek aan onder documenten

Fase 8

Terminale fase

1. Ontvangt via de website van De Merwelanden een inschrijfformulier 

2. Zet kandidaat huurder op de wachtlijst 

3. Stuurt kandidaat huurder per email updates van beschikbaar gekomen woningen

Fase 9

Overlijden & nazorg

1. Plant bezichtiging met huurder 

2. Na 2 keer weigeren van woning komt huurder onderaan de wachtlijst 

3. Overhandigt de algemene informatiegids van De Merwelanden 

4. Screent de kandidaat op: Huurverleden / Financiën en Zorgbehoefte 

5. Bij aanwezigheid van zorgbehoefte wordt de wijkverpleegkundige ingeschakeld.

1. Bij zorgbehoefte beoordeelt zij of de zorgvraag passend is en geboden kan worden door Thuiszorg De Merwelanden

Fase 10

aanmelding verpleeghuis of kleinschalig wonen

1. Stuurt acceptatieformulier naar huurder en checkt op retour ontvangen

2. Stelt volgende documenten op:
– Huurovereenkomst
– ZAV
– Algemene bepalingen
– Incassomachtigingen

3. Stuurt aanvullende informatie en bevestiging van ingang huur op naar huurder

4. Bij verhuur aan de Haringvlietstraat 515 vragen aan Klantbemiddeling om een naamkaartje voordeur uit te printen

5. Bij verhuur aan andere adressen Technische dienst vragen een naambordje te bestellen 

6. Registreert de huurder in Bprocare en ONS

7. Bij verhuur Maerwehove meldt huurder aan bij HVC

8.  informeert wijkverpleegkundigen, projectleider Goed Leven, team warm welkom, coördinator thuisplusflat, technische dienst en klantbemiddeling. 

9. Schrijft huurder uit als woningzoekende

1. Incasseert huurtarieven en waarborg van huurder

1. Maakt en print naamkaartjes voordeur van huurders Haringvlietstraat 515

1. Bestelt op aanvraag van medewerker woningverhuur naambordjes voor de buitenlocaties

Fase 11

Warme overdracht & wennen

1. Verzorgt sleuteloverdracht en oplevering van het appartement

2. Overhandigt de huurder een welkomstpakket: algemene informatiegids, clublevenschema, keycoard van DML

3. Archiveert alle documentatie van vorige huurder

4. Upload alle documentatie van huidige huurder

5. Mailt proces-verbaal van Oplevering naar huurder

6. Bezoekt huurder na een maand om te zien of er aandachtspunten zijn

Fase 12

Verhuizing / afronding huur

1. Ontvangt aanmelding van nieuwe cliënt door cliënt, familie, huisarts, ziekenhuis (wanneer een huurder hier al woonachtig is zonder zorgbehoefte) of via woningverhuur (bij nieuwe huurders)

2. Verzamelt medische voorgeschiedenis, huidige situatie en wensen voor de zorg 

3. Vraagt aan familie om goed leven kennismakingsbladen in te vullen
goed leven kennismakingsbladen

4. Overhandigt cliënt/familie de informatiegids Thuiszorg

5. Vraagt WLZ-indicatie aan

6. Stuurt een mail naar klantbemiddeling en cliëntadministratie met de volgende informatie:
– Start VPT of MPT
– Welke aanbieders zijn nog meer betrokken (begeleiding, casemanager, bijv. longverpleegkundige)
– Cliënt neemt wel of geen maaltijden af
– Cliënt laat was door De Merwelanden verzorgen: JA of NEE
– Cliënt maakt gebruik van dagbeleving: JA of NEE
– Cliënt krijgt huishoudelijke ondersteuning: JA of NEE

Binnen 5 dagen na ontvangen van indicatie: 

1. Na het ontvangen van de indicatie vermeldt hij/zij bij het Zorgkantoor alle informatie bekend rondom inzet zorg:
– Start VPT of MPT
– Welke aanbieders zijn nog meer betrokken (begeleiding, casemanager, bijv. longverpleegkundige)
– Cliënt neemt wel of geen maaltijden af
– Cliënt laat was door De Merwelanden verzorgen: JA of NEE
– Cliënt maakt gebruik van dagbeleving: JA of NEE
– Cliënt krijgt huishoudelijke ondersteuning: JA of NEE
Mijn De Merwelanden